DafNe das KI-gestützte Assistenzsystem

Die Aufgaben eines Außendienstmitarbeitenden im Vertrieb bzw. Service liegen in der Akquisition von Neukunden sowie der Betreuung und Weiterentwicklung von Bestandskunden. Darüber hinaus zählen auch die Beratung und der Verkauf von Unternehmensprodukten sowie die effiziente Gestaltung des Kundenservices zu den zentralen Aufgabengebieten. Dabei sieht er sich zahlreichen Herausforderungen gegenüber. Der Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen im Vertrieb erfordern die Kenntnis und das Verständnis der Bedarfe der Kundschaft, um im richtigen Moment das passende Produkt anbieten zu können. Für den Servicebereich hingegen ist es wichtig, die Historie vergangener Serviceaufträge zu kennen, um beispielsweise Defekte oder Fehlermeldungen effektiver bearbeiten zu können. Um diesen Ansprüchen zu entsprechen, sollte er Zugriff auf aktuelle Informationen haben, die sowohl in internen als auch in externen Systemen verfügbar sein können. Dies kann dazu beitragen Termine effektiver zu planen und beispielsweise seine Reisezeiten effizient zu gestalten. Das Ziel sollte es sein, durch die Nutzung digitaler Sprachassistenzsysteme eine ausgewogene Balance zwischen beruflichen Anforderungen und persönlicher Zeit am Ende des Tages zu erreichen.

DafNe, ein sprachgesteuerter digitaler Assistent für Mobilgeräte wie Tablets und Smartphones, revolutioniert die Art und Weise, wie Sie Informationen aufzeichnen und teilen. Mit DafNe haben Sie die Möglichkeit, Informationen jederzeit und überall zu dokumentieren. Ob Sprachaufnahmen für die Dokumentation von Terminen oder persönliche Notizen, DafNe macht es möglich, durch

• Sprachaufnahme: Aufnahme domänenspezifischer Informationen per Sprache.
• Nachbearbeitung: Überprüfung und Anpassung der eingesprochenen Informationen bei Bedarf.
• Automatisierung von Folgeaktivitäten: Abgeleitete Aufgaben können anwendungsfallorientiert automatisiert oder unterstützt ausgeführt werden.
• Freitexterfassung: Schreiben oder einsprechen von Notizen in Freitextform, die dann von DafNe aufgenommen und gespeichert werden. Ideal für schnelle Notizen oder wenn präzise Informationen festgehalten werden müssen.
• Dialogbasierte Interaktion: Aufnahme im Dialog, um Informationen systematisch zu erfassen und zu strukturieren. Dies ist besonders nützlich bei komplexen Informationen, wo durch Fragen des Assistenten notwendige Details auch nacherfasst werden können.
• On-Premise-Option oder SaaS-Lösung in Deutschland: DafNe bietet sowohl eine On-Premise-Option als auch eine Software-as-a-Service (SaaS) Lösung, die in Deutschland gehostet wird. Beide Optionen sind darauf ausgelegt, die spezifischen Anforderungen und Datenschutzbedürfnisse deutscher Unternehmen zu erfüllen.
• Integration in Drittsysteme: Durch standardisierte API-Verbindungen bietet DafNe Integrationsmöglichkeit in verschiedene Drittsysteme, um die Effizienz und das Datenmanagement weiter zu verbessern.

DafNe eignet sich hervorragend für eine Vielzahl von Anwendungsszenarien. Im Rahmen eines vom baden-württembergischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Tourismus geförderten Projektes wurde ein Demonstrator entwickelt, der zeigt, wie DafNe in industriellen Settings zur Effizienzsteigerung beitragen kann. Zusätzlich wurde ein Konzeptvideo erstellt, dass die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten veranschaulicht.

Dieser Demonstrator präsentiert ein Best-Practice-Konzept zur Konzipierung, Realisierung, Integration und Einführung digitaler Assistenten. Er illustriert dies durch exemplarische Lösungskomponenten für den Vertriebsaußendienst und verdeutlicht, welche Anforderungen an Vertriebs- oder Servicemitarbeitende gestellt werden und wie diese durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und digitalen Assistenten erfüllt werden können. Ein wesentlicher Fokus liegt auf der offenen und herstellerunabhängigen Kombinierbarkeit unterschiedlicher Lösungskomponenten. Viele Anbieter bieten bereits Lösungen für spezifische Herausforderungen an, und durch intelligente Vernetzung dieser Komponenten eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten.

Folgende Komponenten von DafNe sind bisher entwickelt worden und gehen derzeit in die Erprobung bei Unternehmen.

Folgende Aufgaben können durch DafNe bereits unterstützt werden:

• Strukturierte Dokumentation: Strukturierte und unstrukturierte Aufnahme von Informationen per Spracheingabe.
• Aktionserkennung: Identifiziert aus Berichten und Notizen notwendige Aktionen und Aufgaben.
• Zusammenfassung: Erstellt automatische Zusammenfassungen von langen Texten oder Meetings.
• Übersetzung: Bietet die Möglichkeit, die erfassten Texte in verschiedene Sprachen zu übersetzen.
• Kommunikation: Informationen können direkt aus der App per E-Mails an sich selbst oder andere versendet werden.

Weitere Komponenten sind derzeit in der Entwicklung und wurden in der Grafik orange gekennzeichnet.

DafNe soll Außendienst- und Servicemitarbeitende dabei unterstützen, jederzeit einfach ihre Dokumentation und Kommunikation sowohl intern als auch extern zu führen. Dadurch werden Zeiteinsparungen von 10 bis 15 Prozent erwartet, was gleichzeitig zur Reduzierung der Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden beitragen soll. Diese Effizienzsteigerung ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und verbessert die allgemeine Arbeitszufriedenheit.