docuFIT – Prozess- und Dokumentenmanagement

Odenwald-Chemie setzte sich zum Ziel die Bereiche Konstruktion/Entwicklung wie auch Verwaltsungsabläufe zu optimieren. Die Prozesse waren von vielen, sowie auch vielen verschiedenen Dokumenten geprägt und es gab einen hohen Aufwand an Dokumentenverwaltungsaufgaben, wie die Pflege der Ablage. Ziel war es, eine Dokumentenmanagement-Lösung auszugestalten, die den Schwerpunkt auf die Unterstützung im Bereich der Verwaltung von Konstruktionsdaten (sog. Produktdaten-Management-Systeme (PDM)) legt. Zugleich soll es auch in der Lage sein, die sonstigen bei der Odenwald-Chemie anfallenden Dokumente aus dem »klassischen« Bereich eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) zu verwalten.

Das Fraunhofer IAO unterstützte beim Projekt docuFIT Odenwald-Chemie nicht nur bei der Einführung eines DMS und PDM, sondern beriet ebenso zur generellen Prozessoptimierung. Dazu wurde zunächst eine „Bestandsaufnahme“ durchgeführt, in der die derzeitigen Herausforderungen und Schwachstellen identifiziert wurden. Aus dieser Dokumentation wurden Potenziale abgeleitet, priorisiert und demnach Lösungsmöglichkeiten geschaffen.

Bei der Einführung des Dokumenten-Management-Systems und Produktdaten-Management-Systems wurden zunächst Dokumente erfasst und charakterisiert. Auf dieser Basis wurden die Anforderungen und Funktionalitäten an das Dokumentensystem festgemacht, das eine Klassifizierung ermöglicht. Diese gibt die Struktur der DMS und PDM vor. Die Sollkonzeption unterstützt bei der Erstellung eines Kriterienkatalogs und Lastenhefts. Aus ausgewählten DMS/PDM Anbietern wird auf Grundlage dieser dann die Auswahl des Systems vorgenommen.

Das Fraunhofer IAO hat beim Projekt docuFIT ein DMS und PDM nach bewährter Methode eingeführt. Im interdisziplinären Mitarbeiterteam wurden die Prozesse optimiert, sowie die DMS und PDM nach optimaler Funktionalität und Philosophie ausgewählt.